Импорт банковской выписки для автоматизированной проводки платежей

Новый модуль системы e-poselok позволяет поселкам в полуавтоматически импортировать данные из онлайн-банков о платежах, которые выполнили партнеры товариществ и члены садоводств непосредственно на расчетные счета поселков. Что для этого нужно и как работает модуль - рассказываем подробно.

Система e-poselok ориентирована на работу по приему платежей по банковским картам. Эквайринг для приема платежей в садоводствах и коттеджных поселках тоже может быть удобным и вполне может обойтись без физических устройств, а значит обойтись минимальной комиссией. В современном мире осуществить платеж по карточке быстро, удобно и можно с использованием практически любого современного телефона. Сотовое покрытие, как правило, позволяет выполнять платежи где угодно, а отсутствие необходимости приходить на прием, ждать, зависеть от бухгалтера или кассира - безусловный бонус.

Вместе с тем по разным причинам многие жители предпочитают  использовать прямые банковские платежи, а кое-кто доверяет только посредничеству "девушке в окошке" Сбербанка. Это свободный мир - свободный выбор, хотя напомним, что комиссии именно карточных онлайн-платежей являются, как правило, минимальными.

Чтобы собирать налоги быстро и в достаточном количестве, сбор платежей должен быть удобен для плательщика,  а еще лучше - публичен и уважаем в обществе. Н.Кейнс

При приеме платежей важно не только организовать удобство пользователей-плательщиков, важно, чтобы средства как можно оперативнее и корректнее были зачислены, а также отражены в личном кабинете.  Сегодня e-poselok делает еще один шаг навстречу председателям и бухгалтерам с целью упростить их работу по вводу данных о совершенных платежах.

• Мы знаем, что все операции, совершенные по банковским картам в системе личных кабинетов или в сервисе оплаты взносов и платежей в садоводстве без авторизации в личном кабинете оформляются практически мгновенно, разносятся по статьям в момент зачисления. 
• Мы знаем, что собственники могут выбрать осуществлять оплату не по банковской карте, а распечатать традиционную квитанцию-счет по форме ПД-4 Сбербанка или универсальную многоразовую квитанцию с QR кодом и осуществлять оплату с использованием сканера QR штрих-кода через любой банк, банковское приложение практически любого банка. До сегодняшнего дня при получении средств на расчетный счет бухгалтеру необходимо было самостоятельно вручную осуществлять ввод данных о состоявшемся платеже: открывать раздел Ввода банковских платежей, находить фамилию, номер участка, номер счета и "проводить" платеж. Теперь это можно делать в полуавтоматическом режиме.

Пошаговая инструкция по проводке платежей

1. У вашего поселка есть он-лайн банк-клиент. Разные банки предлагают садоводствам, коттеджным поселкам и другим юридическим лицам разные интерфейсы для работы со счетами онлайн. Каждый бухгалтер знает, что для удобства работы, например, с локальной инсталляцией 1С можно получить выгрузку операций из банка в виде файла. Данный файл как правило называется kl_to_1c.txt и имеет согласованный универсальный стандарт: 1CClientBankExchange, ВерсияФормата=1.02, или 1.01; Кодировка=Windows. Сайты и приложения различных банков предлагают разные интерфейсы получения выгрузки операций, Сбербанк, например, предлагает для получения выписки-выгрузки в формате 1С в он-лайн банк-клиенте для садоводств, коттеджных поселков и малых предприятий, предлагает перейти в раздел СЧЕТА и ВЫПИСКИ и нажать на кнопку Сформировать выписку. Сформируйте данный документ и получите на свой компьютер файл с отчетом kl_to_1c.txt . В настоящий момент актуальной версией является версия формата 1.02
 

2. Откройте e-poselok и перейдите в меню в раздел Финансы и сервисы - Проводка банковских платежей - Импорт выписки и проводка. Вам необходимо только прикрепить полученный файл и отправить его для автоматического разбора в систему e-poselok.ru Робот E-poselok просмотрит файл и выберет из него операции пополнения счета. На основании данных из списка будут отброшены платежи - возмещения от банка-эквайера (о них система e-poselok уже знает в момент совершения карточного платежа). Остальные платежи будут проанализированы и выведены в таблицу.

3. Информация из файла будет проанализирована. Если пользователи оплачивали взносы с использованием квитанций e-poselok, если вы - как администраторы садоводства и поселка - сумели объяснить, что необходимо из хаоса приходить к удобной упорядоченности, то платежи будут распознаваться полностью за считанные секунды. Это убережет вас, ваш поселок и жителей от ошибок и сэкономит массу времени.

Система проанализирует назначение платежа на предмет указания номера счета в формате K-000001, номера лицевого счета в формате A-00001 и фамилии плательщика, совпадающей со списком собственников или доверенных лиц. При обнаружении достаточного количества совпадений, а также суммы средств система будет уверена, что она понимает, что это за платеж, от кого и, главное, за что именно. Тогда будет предложено нажать на большую зеленую кнопку "Провести платеж".  И все - больше ничего не нужно, данные о платеже автоматически поступят в нужные подпрограммы, система учтет дату поступления средств и если необходимо перерасчитает пени.

Но что произойдет, если система обнаружит нестыковку? Конечно, система предложит принять решение оператору. В специальной колонке "Статус распознавания" указывается, какие данные роботу удалось извлечь из банковской информации и удалось сопоставить с собственными. Возможны следующие состояния:

• распознан номер счета, а значит и участок, но фамилия плательщика неизвестна.
• распознан номер лицевого счета и участок, но нет данных о счете и назначении платежа
• все распознано, но указанный счет уже был оплачен
• не удалось придти к однозначному выводу по распознаванию данных

Узнать более подробный статус можно, наведя курсор на записи в колонке Статус распознавания.

Какие решения может принять оператор?

В колонке Команда появляются возможные варианты действий оператора.

Провести платеж. Если все хорошо, то оператору предлагается нажать на кнопку Провести платеж: операция будет выполнена, строка исчезнет из реестра загруженных платежей

Отметить данную операцию, как уже  проведенную. Такую команду можно дать, если вы уже провели эту операцию и уже засчитали платеж пользователя, например, вручную.

Удалить операцию из реестра. Эта команда удалит операцию поступления средств из реестра. Однако, если вы повторно загрузите реестр из банка, операция вновь появится в списке. Используете эту команду в случаях, если данные выгрузились из банка некорректно.

Провести средства по счету с другим номером. Это  стандартная операция, которой придется пользоваться для оформления проводки в ситуации, когда данные введены не совсем корректно. Система постарается вам помочь и при нажатии на эту кнопку попробует по фамилии или номеру участка все-таки открыть нужный вам раздел и плательщика, а также попробует найти счет на заданную сумму в системе. Если счет найден не будет, система предложит вам перенести средства на лицевой счет участка.

Подсказка: если счет на данную сумму не найден, откройте e-poselok в соседнем окне браузера, зайдите в Управление - список объектов - выберите участок - нажмите на кнопку Платежи - Оплата начислений и создайте счет вручную, который бы соответствовал указанному назначению платежа. Счет по сумме должен копейка в копейку соответствовать зачисленным средствам. После этого можно вернуться в окно проводок и повторно нажать на кнопку-иконку Провести средства по счету с другим номером. Если вы все сделали верно, система найдет вновь созданный счет и предложит либо использовать его, либо зачислить средства на лицевой счет участка.