1. На главную
2. Инструкция
3. Часть 3. Знакомство с интерфейсом администраторов
4. Раздел - Финансы и сервисы
5. Управление сметами

Раздел Управление сметами доступен администраторам с правами по управлению финансами организации и при условии, что включен модуль обработки смет доходов и расходов в разделе Настройки - Модули. Результаты сметы отображаются в разделе Наш Поселок - Наши сметы и обновляются раз в 15 минут. Загрузка данных о приходах и расходах организации производится путем загрузки выписки из банк-клиента в разделе Финансы и сервисы - Проводка банковских платежей. Расходные и доходные операции также могут быть введены вручную.

Раздел Управление сметами отображает все существующие сметы и имеет 4 кнопки управления: Настройки, Структура, Доходы и Расходы.

Создание Новой сметы и редактирование через раздел Настройки

Для создания новой сметы на первой странице раздела следует нажать на кнопку Создать новую смету. При создании новой сметы вводится информация о сроках ее действия (финансовый отчетный год организации), наименование и краткое описание. Также указывается, какая информация по данной смете будет доступна рядовым пользователям.

Обратите внимание: изменить даты сметы невозможно. Вводите данные, которые соответствуют финансовому отчетному году. Если в вашем товариществе смета утверждается с 1 июля по 30 июня - это те сроки, которые нужно указать при создании сметы. В разделе Настройки можно внести изменения в наименование, описание и режим отображения данных для пользователей, можно также удалить смету и все данные, связанные со сметой.

Структура сметы

Нажав на кнопку Структура, можно открыть управление структурой сметы. При создании новой сметы Е-поселок автоматически создает несколько разделов исходя из используемой по-умолчанию структуры расходов типового ТСН-СНТ. Вы можете удалить все разделы и создать свою структуру. Используйте для этого стрелки, кнопки удаления (корзина) и поле Новая строка и кнопку Добавить.

Поля с Входящим остатком и Плановым значением - это возможность отразить в смете информацию о наличии какого-то входящего долга или профицита, а плановое значение - отразить ожидаемые поступления по утвержденной смете и ФЭО. Обратите внимание, членские взносы в СНТ - это самостоятельный платеж, поэтому в отличие от договорного учета, он никогда не учитывается нарастающим итогом. К сожалению, многие бухгалтера и даже программы для ЖКХ этим грешат, что приводит к ошибкам в учете при взыскании задолженностей и инвентаризации долгов и платежей. Например, поступления по членским взносам за текущий год не могут рассматриваться как погашение задолженности за предыдущие периоды: все средства целевые и не перемешиваются друг с другом и не изменяют сроки оплаты.

Обычно структура смета такова:

1. - Членский взнос (постоянный) - ХХХ руб. Обычно на уровне сметы или ФЭО с данным взносом сопоставляются расходы на фонд оплаты труда, набор административных и хозяйственных расходов. Плановая детализация может присутствовать в ФЭО, однако, это плановые значения расходов, которые служат ориентиром и не более. Основное значение - это общая сумма взносов и утвержденные собранием суммы заработных плат (ФОТ) сотрудников.
2. - Членский взнос (переменный) - не прогнозируется. Обычно с данным взносом сопосталяются расходы на оплаты электричества по счетчикам, ремонт дорог.
3. - Целевые взносы - ХХХ руб. Обычно соответствуют проектному принципу, на уровне ФЭО содержат обоснование и детализацию. На уровне сметы не детализируются.

В модуле формирования структуры сметы типовая структура может быть выражена следующим образом.

Раздел Доходы

В разделе Доходы можно сопоставить каждой структурной статье сметы конкретные взносы, которые существуют в системе. При этом следует понимать, какие статьи что финансируют. Так, например, членский взнос собирается в виде одного платежа, который расходуется и на ФОТ и на хозяйственную и на административную деятельность. Это значит, что в "левой" части сметы, где описываются доходы, данный взнос финансирует вообще членские взносы. А в "правой" части, где описываются расходы, расходы будут более детализированы и относиться именно к ФОТ, хозяйственной или административной деятельности.

Аналогично следует указывать разнесение средств, финансирующих расходы СНТ на электричество и сопоставлять им расходы на оплату счетов энергетиков.

Все непривязанные поступления за период действия сметы будут автоматически учтены в разделе прочих поступлений.

Информация о доходах (поступления) поступает автоматически из учетной системы взносов и платежей. Дополнительных действий не требуется.

Раздел Доходы также позволяет ввести поступление средств вручную на конкретную статью (если данное поступление имеет другую природу, чем поступление взносов от собственников и не учитывается в е-поселок). Ситуации бывают разные. Раздел Доходы позволяет также перенести часть доходов со статьи на статью. Например, раздел поступлений средств по взносам за членский взнос включает в себя расходы всего ТСН-СНТ на оплату электроснабжения и освещения. Но счетчик у СНТ на входе от снабжающей организации - один. И получается, что членские взносы на определенную сумму должны дофинансировать статью расходов по компенсации расходов СНТ за личное потребление по счетчикам. Если в членском взносе утверждено, что на поселковые нужды расходуется, например, 200 000 руб в год на электричество, то можно вручную перенести доходы статьи "Членские взносы" на статью "Взносы на компенсацию расходов СНТ за электричество", куда по-умолчанию поступают взносы от платежей за электричество от жителей.

Раздел расходы

Раздел расходы симметричен разделу доходы. Все операции расходов, загруженные в виде выписки из банк-клиента в разделе Финансы и сервисы - Проводка банковских платежей - Импорт выписки, попадают в список нерапрседеленных расходных операций. По аналогии с аналогичным инструментом распределения доходных операций здесь следует распределить расходные операции на наиболее подходящие статьи сметы. Примерно аналогичные действия выполняет и бухгалтер. Однако если бухгалтер может вести учет по принципу "единый котел", используя только 1-2 расходные статьи, но если вы хотите все разносить по смете, здесь следует более внимательно разносить расходы и более аккуратно их приходовать на конкретные доходные статьи. Распределенные статьи отображаются в соответствующих разделах. Их можно просмотреть и при необходимости перенести или удалить из сметы.

Расходные операции также можно разделить на части и при необходимости одну часть прикрепить к одному разделу сметы, а другую  - к другой. Например, вносимые на единый налоговый счет средства, могут содержать в себе и НДФЛ и Соцстрах и УСН, поэтому по своей природе должны быть отражены в разных разделах сметы, хотя и представлять собой одну операцию пополнения кошелька ЕНС.

Разнесение расходных операций может также быть с параметром "скрыто". В скрытом режиме конкретная строка операции не отображается, она суммируется с остальными скрытыми строками и отображается как "Прочие операции" в конце списка. Это инструмент защиты от распространения персональных данных с одной стороны и метод противодействия потребительскому экстремизму с другой. Там можно укрупнить и сгруппировать расходные операции.