Простые секреты составления сметы для садоводства

Простые секреты составления сметы для садоводства

Можно потратить часы, выясняя, как составить идеальную смету. И все это время будет потрачено напрасно, потому как ни универсальной формы, ни универсальных требований к смете не существует. Но тем не менее составить лаконичный и понятный комплект документов, основываясь на здравом смысле, и можно и нужно. И мы расскажем как..

Сначала оговорим, что смета и финансово-экономическое обоснование - это внутренние документы товарищества. Они должны быть, но их форма никак и никем не утверждена. Это не значит, что конфетный фантик можно выдать за смету, но тем не менее строгих требований к данным документам не существует. Поэтому делаем их так, чтобы нам самим в первую очередь было удобно их выполнять.

Запомним общие правила: соблюдаем прозрачность и не создаем себе проблем. В интернете можно встретить массу рекомендаций прописывать смету детально - как правило это труд теоретиков или бухгалтеров. Это плохой совет.
Руководствуйтесь следующим соображением: смета - это общий документ с контрольными цифрами, за нарушение (превышение или недобор) которых будет нервотрепка, ФЭО - детализирующий документ, который объясняет порядок цифр, но не гарантирует их точность и неизменность.

Итак, смета доходов и расходов.

Смета - это плановый документ, описывающий, сколько Товарищество рассчитывает получить и сколько планирует потратить. И поскольку Товарищество - это не государство, чтобы иметь дефицитный или профицитный бюджет, поэтому в нормальной ситуации обе чаши весов товарищества "доходы" и "расходы" должны находиться в относительном равновесии.

Любая смета - это таблица из 2х частей. Как именно вы нарисуете эту таблицу в Экселе или в Ворде, сколько там колонок будет - не важно, поскольку формы как таковой нет. Но в любой смете должны найти отражение позиции, описывающие источники поступлений и направления расходования средств и их соотношение. Обычно смета составляется от расходов: ведь само существование Товарищества направлено не на извлечение прибыли, а на решение бытовых задач жителей, поэтому отправной точкой заявляются те расходы, которые товариществу нужно понести. И уже дальше деньги собираются с жителей, чтобы эти затраты компенсировать. Е-поселок рекомендует составлять расходную смету максимально лаконично, а детализировать ее уже в финансово-экономическом обосновании.

Пример структуры "идеальной"  сметы:

Сразу ответим, почему так неподробно. В интернете вы встретите массу советов детализировать смету, "чтобы жителям было понятно". Это плохие советы от диванных специалистов. По факту же любое превышение или нарушение каждой зафиксированной статьи в смете - это финансовое нарушение, которое и счетная комиссия, и аудит должны будут выделить и заявить в качестве претензии. При некотором желании за нарушение сметы можно привлечь председателя и членов правления к судебным разбирательствам и хотя их перспективы туманны, нервотрепка может быть обеспечена. При этом данные нарушения могут иметь исключительно технический характер: детально прописанный пофамильно ФОТ будет проблемой, если в ходе работы кто-то из сотрудников уволится и его обязанности временно или постоянно будет выполнять кто-то другой. Повышение тарифов и расходов на услуги, например, банка или Почты России тоже может вызвать превышение расходов относительно плановых значений. Уборка снега может оказаться дороже или дешевле с учетом погодных условий, а перекинуть деньги со статьи на статью, если они зафиксированы сметой, может только следующее общее собрание, которое утвердило смету.
Конечно, если вам смету составляет бухгалтер или финансист - им все равно - они не будут отвечать за нарушения. Иметь дело с ними предстоит именно председателю, а зачем вам это надо?

Финансово-экономическое обоснование

Вот в этом документе вы можете отвести душу бюрократа и детализировать расходы с точностью до гвоздя.  Раскроем, например, некоторые разделы:

И так далее.
Обратите внимание, при таком составлении сметы и ФЭО, Правление и председатель имеют возможность маневрировать в пределах хозяйственных статей. На канцелярии может быть получится сэкономить, а вот больше потратить на смс рассылки. Уборка снега может быть в этом году будет более интенсивна (но не переставать же убирать снег?!), но , возможно, удастся сэкономить на чем-то еще в хозяйственных статьях. Контрольные цифры, указанные в смете, выступают в качестве "красных линий", переходить которые нельзя.

Напомним, что ФЭО  - это экономическое обоснование. Поэтому включать в ФЭО душераздирающие сообщения, объясняющие почему нужно проводить обслуживание какого-либо КТП, конечно можно, если бумагу не жалко, но необходимости в этом нет. Обоснование - это отсылка на ценообразование, указание текущих тарифов, если есть возможность - ссылка на КП исполнителей или бюджет прошлых лет. Однако нередко и эта детализация - избыточна: толковая аудитория, как правило, не умеет ни читать, ни считать, а текст, где "много букв" и нельзя поорать о том, что "все разворуют", как правило, вызывает у критиков сметы тоску.

Нередко звучат вопросы - а почему председатель получает так много... или почему стоимости работ составляют столько-то, а не три копейки. Ответить на эти вопросы как раз может уточнение в ФЭО: размер заработной платы привязывается к региональному МРОТу - меньше него платить нельзя. Но должен ли или может ли председатель - отвечающий, кстати, за многие аспекты жизни поселка, получать по-минимуму или может претендовать на бОльшую зарплату чем МРОТ? Можно ли применять к руководителю логику расчета исходя из 40 часовой недели или следует задать вопрос - а есть ли желающие с аналогичным уровнем опыта и знаний, за которых готово проголосовать 2/3 членов товарищества, работать с контингентом поселка за эти и меньшие деньги? Стоимость любых восстановительных работ, закладываемый в тариф и расчеты, предполагает, как правило, аварийность. А это значит, что стоимость будет максимальная с учетом срочности, пиковой сезонности, внеплановости и т.п. Так тракторист в сильный снегопад сначала поедет туда, где ему будут платить больше, а потом доберется до муниципальных задач, где оплачивают "по ставке". И с этим мало что можно сделать, ибо это рынок предложений, а не спроса.

При всем этом каких-либо магических правил для составления документа нет. Надо просто брать список расходов за прошлый год, выписывать их, прикидывать вероятность повторений и закладывать в смету. Стоит ли при этом пытаться экономить - решать вам, но на наш взгляд, по результатам года "спасибо" за сэкономленную тысячу во взносах, но задержку при уборке снега вам никто не скажет.