Подраздел - Публикация документов
Подраздел опубликованных документов доступен для пользователей в рубрике Наш поселок - Документы. С функциональным назначением и внешним видом можно ознакомиться в инструкции к подразделу Документы.
Управление папками
В настоящем разделе предлагается ознакомиться с функционалом редактора подраздела. Структурно раздел представляет собой каталожную систему, построенную из папок 2х уровней. На первом уровне предлагается создать разделы, внутри разделов могут быть созданы подразделы. Для удобства администрирования и разделения доступа к материалам (если это необходимо) на уровне разделов можно установить ограничения по доступу: разрешить доступ к документам всем жителям поселка или садоводства или разрешить доступ только тем собственникам/пользователям, которые внесены в какую-либо группу. Управление группами пользователей производится коллективно в разделе Настройки - Пользователи и индивидуально в карточке каждого пользователя (Управление - Пользователи - Карточка).
Пример: администратор может создать папку с документами с названием "для служебного пользования" и установить доступ к ней только для пользователей, включенных в группу "Сотрудники поселка". Для этого администратор заходит в Коммуникация - Публикация документов, пишет название папки в соответствующем поле и нажимает на кнопку Создать новый раздел. После создания раздела администратор устанавливает напротив нового раздела режим доступа - выбирает в выпадающем списке опцию Только для группы Сотрудники поселка и нажимает Сохранить. Предполагается, что группа Сотрудники поселка создана заранее. Наименование группы или папки - это примеры, можно использовать любые другие наименования.
Для удаления ненужной папки следует переместить (удалить) из него все документы и вложенные разделы. После этого напротив наименования папки будет появляться красная кнопка Удалить.
Публикация документов
Публикуемые документы располагаются непосредственно в папках 1 или 2 уровня. На первой странице редактора публикуются последние 10 документов. При открытии папки автоматически демонстрируются все опубликованные в ней документы. Для редактирования документа необходимо нажать на кнопку Открыть напротив конкретного документа. Для создания нового документа необходимо нажать на кнопку Создать новый документ.
При создании нового документа необходимо:
- указать наименование, целесообразно придумать принцип формирования наименований, чтобы однотипные документы, например, протоколы заседаний правлений, смотрелись в списке структурированно
- дату публикации, не обязательно сегодня или вчера, но такую, которая поможет пользователям сориентироваться в актуальности документа
- обозначить раздел первого или второго уровня. Разделы первого уровня выделены в выпадающем меню жирным, разделы второго уровня стилизованы как вложенные и имеют отступ слева.
- в котором будет опубликован данный документ, подготовить краткую аннотацию к документу, которая будет показываться до открытия файла с документом. Хотя допускается довольно значительная длина документа, предполагается, что аннотация - это 1-2 предложения без форматирования и оформления текста.
- прикрепить файл. Принимаются форматы файлов Microsoft Word (doc, docx), Microsoft Excel (xls, xlsx), Portable Documents (PDF), архивы ZIP с произвольным составом файлов. Размер файла не должен превышать 15 Мб.
При завершении редактирования и прикрепления файлов следует нажать кнопку Сохранить.
Ранее созданные документы можно удалить, открыв их на редактирование и нажав кнопку Удалить.
