Подраздел - Рассылки
Модуль информационных рассылок - один из главных инструментов коммуникации и мобилизации жителей поселков для организации общественных мероприятий, информировании о событиях, созыву общих собраний или поздравлений с праздниками. При этом следует учитывать, что излишне навязчивые рассылки и избыточно длинные сообщения - это то, что раздражает людей, заставляет их отказываться от получения Ваших сообщений. Помимо прочего при рассылке информационных сообщений поселки, товарищества, управляющие компании и их сотрудники обязаны действовать рационально с соблюдением действующего законодательства. В частности напоминаем, что не допускается рассылка несанкционированных рекламных сообщений, запрещена рассылка агитационных в т.ч. политических сообщений, различного рода угроз, сообщений о финансовых услугах, лотереях и т.п.
Модуль предназначен для решения вопроса - как разослать сообщения всем жителям садоводства? Как по смс пригласить всех членов товарищества на общее собрание? Как автоматизировать рассылку информации садоводам?
При рассылке любых сообщений администратор, действуя от имени своей организации, принимает на себя ответственность за текст сообщений и статус непосредственного инициатора и отправителя сообщения во всех случаях без исключений.
Модуль информационных рассылок допускает отправку сообщений в виде коротких текстовых сообщений и сообщений по электронной почте. Алгоритм отправки сообщений состоит из последовательного выполнения 3х шагов, нажатия кнопки "Далее" и непосредственного подтверждения отправки.
Шаг 1. Выбор способа отправки сообщений.
Для отправки сообщения необходимо выбрать способ его доставки. Доступны 4 варианта:
- - СМС/Мессенджеры. Обычная отправка короткого сообщения по каскадной модели. Сначала предпринимается попытка доставки сообщения через мессенджер. Если это удается, обработка на этом завершается. Если по любой причине мессенджер в телефоне абонента не принял сообщение в течение 1.5 минут, сообщение доставляется средствами смс. Доставка сообщений производится строго в дневное время с 10 до 23 часов внезависимости от того, когда было сформировано задание на отправку рассылки.
- - СМС/Мессенджеры. Экономичный режим. Увеличено время ожидания ответа от мессенджера. При нехватке свободных слотов на отправку сообщений доставка переносится на следующий день, таким образом допустима ситуация, когда рассылка будет идти несколько дней, медленно. Зато и стоимость доставки будет ниже за счет того, что максимум расходов на себя возьмут именно мессенджеры, а они дешевле.
При отправке сообщений с использованием мессенджеров система предлагает на 3м шаге вводить разный текст для смс и месснжеринговых сообщений. Это связано с тем, что размер одной тарифицируемой смс-ки составляет 70 (68) символов, а мессенджеры при отправке через у-поселок допускают до 700 символов в одном сообщений. Поэтому при составлении сообщения в смс логичнее быть предельно кратким, а в сообщение для мессенджера можно написать более развернутый текст.
- - СМС. Срочный режим. Это режим аварийного оповещения. Сообщения сразу поступают на шлюз доставки, отправляется до 20 смс сообщений в минуту. Режим предназначен для срочных уведомлений об авариях и проч.
- - E-mail рассылка. Отправка сообщений по электронной почте.
Шаг 2. Выбор получателей сообщения.
На шаге 2 администратору предлагается определить список получателей сообщения. Для выбора получателей можно выбрать пользователей из различных списков.
- Список 1 - это поименный список собственников и доверенных лиц. Можно выбрать отправку всем, а можно выбрать отдельные участки (собственников) (множественный выбор поддерживается операционной системой, в Windows для этого необходимо нажать и удерживать клавишу Ctrl)
- Список 4 - это зеркально такой же список, что список 1, только здесь предлагается осуществить выбор не по номерам участков, а по фамилиям.
- Список 2 - это получатели-собственники объектов, включенных в различные группы.
- Список 5 - это конкретные пользователи, точно также объединенные в группы
- Список 3 - это возможность отправить сообщения, например, только тем пользователям, у которых имеется установленный счетчик по электричеству или наоборот его нет. Или с помощью этого инструмента можно отправить сообщения в зависимости от заполнения дополнительных параметров карточки участка.
Допускается выбор параметров одновременно в нескольких списках. Система произведет логическое суммирование пользователей и удалит дубли.
Шаг 3. Ввод сообщения и проверка
В зависимости от выбранного ранее способа доставки сообщения администратору будет предложено ввести текст для рассылки. Это может быть окно для ввода только смс сообщения, окна для ввода смс сообщения и сообщения для мессенджера или окно ввода для e-mail сообщения с инструментами верстки.
Обратите внимание, при вводе текста допускается использовать специальные команды автоматической подстановки (*). По мере развития системы перечень данных команд будет обновляться. В настоящий момент доступны:
- %name автоматически заменится на Имя и Отчество получателя
- %kvit автоматически заменится на ссылку на квитанцию. Если участков у собственников несколько, будет вставлено несколько ссылок.
- %total, при отправке система автоматически заменит на сумму всех начислений по всем подключенным участкам. (**)
- %debt, при отправке система автоматически заменит на сумму просроченной задолженности по всем подключенным участкам. (**)
* Обратите внимание, использование команд автоматической подстановки ("прагм") необязательно. Вы можете их использовать, можете не использовать или можете использовать некоторые из них.
** Обратите внимание, отправка сообщений должникам о размере задолженности может быть настроена автоматически по расписанию в разделе Настройки - Уведомления. Это удобнее и эффективнее, уведомления направляются ТОЛЬКО тем собственникам, у которых есть задолженности. В разделе же Коммуникация - Рассылки можно подставить указанные данные, но отправка сообщений будет произведена всем выбранным получателям по указанным выше спискам без учета значений параметров. Тем, у кого долгов и активных начислений нет, будут подставлены значения 0.00.
Пример шаблона сообщения:
Уважаемый %name. Направляем Вам квитанцию для оплаты начислений %kvit. Общая сумма начислений за ваши участки %total руб., просроченная задолженность по которой начисляются пени: %debt руб.Пример сообщения, которое будет доставлено пользователю:
Уважаемый Иван Иванович. Направляем Вам квитанцию для оплаты начислений https://kv.e-poselok.ru/XXXXXXXX. Общая сумма начислений за ваши участки 10123.45 руб., просроченная задолженность по которой начисляются пени: 500.00 руб.
По окончании редактирования администратору следует нажать кнопку "Далее."
Шаг 4. Подтверждение и отправка
Подтвердите отправку сообщений пользователям. При необходимости снимите галочки напротив тех пользователей, которым не нужно отправлять сообщения. Обратите внимания, из списка автоматически исключены пользователи, у которых нет телефонов,email-ов или которым запрещено направлять информационные сообщения.
С результатами рассылки можно ознакомиться в отчетах: Финансы и сервисы - Отчеты - по рассылке сообщений.
