Как можно проводить общие собрания в садоводстве в 2021?

Как можно проводить общие собрания в садоводстве в 2021?

В 2020 году в 217-ФЗ были внесены поправки (Федеральный закон от 31.07.2020 №307-ФЗ), разрешившие в условиях пандемии коронавируса проводить заочные голосования практически по всем вопросам (исключая вопросы изменения устава). В 2021 году ситуация несколько изменяется. По-прежнему можно будет проводить собрания в заочной форме, если в Вашем регионе введен режим повышенной готовности или чрезвычайной ситуации, при этом норма проведения заочного голосования вместо очного действует даже если сам порядок заочного голосования не прописан в уставе.

Что такое режим повышенной готовности или режим чрезвычайной ситуации (ч.22 ст.17 ФЗ-217)?

Режим повышенной готовности и режим чрезвычайной ситуации регулируется Законом от 21.12.1994 №68-ФЗ "О защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера". Данные режимы вводятся решениями исполнительной власти субъектов РФ или местными властями. В ряде случаев причинами введения таких режимов могут быть затопления или лесные пожары. В Москве 5 марта 2020 года режим повышенной готовности был установлен в связи с угрозой распространения коронавируса.

Как правильно проводить общее собрание в 2021 году?

1. Если в Вашем регионе введен особый режим - проводить очное собрание просто нельзя, поскольку нельзя собираться большим группам людей и практически невозможно обеспечить их безопасность при данных мероприятиях.
2. Если специальный режим не введен - следует сначала попытаться провести очное собрание, при отсутствии кворума - очно-заочное. E-poselok рекомендует и при очных, и при очно-заочных собраниях во всех случаях проводить голосование с использованием письменных бюллетеней. Согласно 217ФЗ вопросы повестки дня оглашаются заранее, изменять их собрание не может. Поэтому изготовление бюллетеня более чем возможно и позволяет обосновать результаты при любом судебном оспаривании.

Какова последовательность действий при организации собраний в СНТ?

1. 217-ФЗ устанавливает четкие сроки и последовательность действий при проведении собраний. За месяц - уведомить тех, кого вы хотите исключить из членов СНТ за долги и иные грехи. За 2 недели - необходимо огласить повестку дня и выносимые вопросы. Не менее чем за 7 дней - опубликовать документы.  Также необходимо заблаговременно разослать по электронной почте (тем, кто предоставил свои электронные адреса) и заказными письмами Почтой РФ (тем, кто не предоставил свои адреса) уведомления о проведении собрания с данными о повестке дня.
2. Необходимо проверить список членов и собственников СНТ. За год список собственников мог измениться, необходимо предпринять действия по исключению из списков тех, кто продал участки (прежние собственники исключаются автоматически по 217-ФЗ без решения общего собрания). Важно не допустить ошибки в списках и при подсчете кворума, чтобы не включить утративших права на участие в собрании собственников и членов СНТ. Для этого заказывать выписки или справки из ЕГРН.
3. По 217-ФЗ теперь по разным вопросам голос имеют не только члены СНТ, но граждане, которые просто владеют участком. При этом даже если они не будут присутствовать на собрании, их необходимо уведомлять, а также правильно расчитать кворум.

Памятка по 217 ФЗ:

Кворум на общем собрании в садоводстве — это 50% + 1 от членов товарищества.

Для принятия решения:

• — по общим вопросам «за» необходимо собрать 50% + 1 голос от принявших участие в собрании
• — по специальным вопросам (статья 17 часть 1 пункты 1 - 6, 10, 17, 21 - 23 статьи 17) «за» необходимо собрать 2/3 от принявших участие в собрании
• — по супер специальным вопросам (статья 17 часть 1 пункты 4- 6, 21 и 22) в понятие «принявшие участие в собрании» включаются в т.ч. собственники, они наделяются правом голоса и их голоса учитываются при подсчете.

Поселкам, подключенным к системе E-poselok, гораздо проще.

• Во-первых, все методические материалы по проведению собраний собраны в специальном разделе системы.
• Во-вторых, в системе автоматически генерируется письмо о проведении собрания, оно в один клик может быть отправлено всем жителям, сообщившим свой адрес. Напротив, список тех, кто адрес не сообщил, также генерируется автоматически. При этом можно скачать уже готовые тексты  писем для рассылки Почтой РФ, где впечатаны не только имена, но и адреса получателей.
• В-третьи, в системе E-poselok есть автоматическая бесплатная настройка, которая следит за датами последних изменений в списке собственников. Просто отсортировав список участков по этому признаку, можно понять, на какие участки есть смысл заказать справку из ЕГРН. Да и саму справку можно заказать прямо из E-poselok по рекордной для рынка цене - 20 рублей. В справке содержатся те же ключевык данные, что и в выписке, но отсутствует цифровая подпись ЕГРН. (увы, требование закона). Данные придут прямо в систему и могут быть полуавтоматически обработаны. Увы, Росреестр иногда выдает очень "корявые" данные, поэтому без ручного анализа тут не обойтись, но как правило до 95% выписок формируются правильно и требуют минимального внимания со стороны администратора. А это - 95% сэкономленного времени!
• В-четвертых, в системе E-poselok поддерживается он-лайн голосование по очно-заочным и заочным голосованиям в садоводствах.

А что - так можно было?

Да, в соответствии с 217 ФЗ и 63 ФЗ ничего не мешает собственникам и членам СНТ направлять свои письменные волеизъявления (письменные бюллетени) в Правление. Можно это сделать заказным письмом по Почте России, но E-poselok позволяет направлять эти волеизъявления в виде заполняемого в защищенном личном кабинете E-poselok электронного бюллетеня с формированием и подписанием документа простой электронной подписью и защитой от изменения с помощью хеш-суммы результатов голосования.

В Гражданском кодексе 181.2 говорится, что  “решение собрания может приниматься посредством заочного голосования, в том числе голосования с помощью электронных или иных технических средств". Конечно, требуется некоторая подготовительная работа, необходимо один раз заключить бессрочное соглашение с собственниками об использовании простой электронной подписи. Однако впоследствии это одно усилие сэкономит массу времени при проведении собраний и существенно упростит жизнь не только председателю, но и самим садоводам.

А можно без электронных подписей? Просто пусть нам пришлют отсканированные бюллетени!

Можно, до первого суда.  Отсканированный бюллетень - изображение - это не документ, который бы отвечал требованиям 217-ФЗ. Во-первых, его отправителя невозможно идентифицировать, даже если оба - получатель и отправитель - будут использовать шифрование типа PGP при отправке такого бюллетеня по электронной почте. Во-вторых, подпись на документе не обязывает собственника не передумать. В-третьих, отсканированная подпись - это не электронная подпись. Это просто изображение, которое и смонтировать легко и подделать не сложно. И никто не докажет, что оно поступило к вам в правильные сроки и в неизменном виде.

А можно голосовать через сайт поселка?
Многие сайты, например, предлагают голосование с использованием логина и пароля от личного кабинета или предлагают присылать отсканированные бюллетени.

Увы, как правило - нет, нельзя.

Внимательно читаем 63-ФЗ и убеждаемся, что логина и пароля, выданного пользователю, недостаточно.   Электронный документ, чтобы иметь юридическую силу, должен быть подписан отправителем. Для этого необходимо соглашение о признании электронной подписи эквивалентом собственноручной. По аналогии заключаются договора с банком, когда владелец счета идентифицируется сотрудником по паспорту, а впоследствии после выполнения процедуры идентификации, получает возможность подписывать юридически обязательные документы с помощью высылаемого по СМС кода. Таким образом устанавливается, что для выполнения электронного голосования, необходимо обеспечить действия:

• - идентифицировать собственника (путем выдачи логина-пароля под подпись идентифицированному члену СНТ или собственнику)
• - получить согласие собственника на использование им простой электронной подписи и признать ее эквивалентной собственноручной
• - обеспечить идентификацию пользователя в момент голосования (авторизация на сайте + смс код простой подписи)
• - обеспечить согласие и доверие голосующего и СНТ к используемой платформе (путем заключения соглашения)
• - обеспечить проверяемую неизменность результатов голосования (предоставить проголосовавшему возможность не только проголосовать, но и проконтролировать, что его данные не изменятся. Т.е. получить копию своего бюллетеня в том или ином виде.)
• - наконец, обеспечить корректный подсчет данных, распечатку электронных бюллетеней с протоколом электронного подписания документов, внесенного в обязательном порядке в сам бюллетень.

И конечно, все это должно происходить в среде, имеющей 3 категорию защиты персональных данных.

E-poselok это умеет делать. Умеет даже считать голоса по разным вопросам с разным весом. И умеет вносить в электронную среду бумажные бюллетени для автоматизированного подсчета и максимальной прозрачности с демонстрацией собственникам результатов их голосования.

Опора на авторизацию по адресу электронной почты допустима только в корпоративных сетях, которые по определению 63-ФЗ относятся к "закрытым". В таких сетях пароль к почтовому ящику строго конфиденциален, известен только единственному, определенному лицу, прошедшему процедуру проверки оригинала удостоверения личности перед получением пароля (ключа Простой электронной подписи) и это зафиксировано в соглашении (ФЗ-63, статья 9, п.2).  В случае же с СНТ - собственники и члены СНТ указывают личные электронные адреса, как правило, предоставляемые бесплатно различными сервисами. И все эти сервисы не осуществляют идентификацию пользователей, а также не гарантируют отсутствие перехода права пользования электронным адресом  от одного пользователя к другому. Поэтому использование публичных почтовых сервисов, предоставляющих услуги электронной почты неопределенному кругу лиц, в полностью нивелируют юридическую значимость такой Простой Электронной Подписи.  Поэтому в E-poselok используется полноценная модель авторизации, где простая электронная подпись использует из пяти ключей: логина учетной записи (номера телефона однозначно связанного с собственником), конфиденциального пароля учетной записи,  высылаемого кода подписания-подтверждения решения, дополнительного адреса электронной почты, пароля от электронной почты.

Подробнее и относительно простыми словами об использовании ПЭП можно прочитать здесь

Звучит сложно? Вот ссылка на образец соглашения о ПЭП. И там же можно посмотреть видео ролик о том, как организован учет приема бюллетеней при организации очно-заочного и заочного собраний в садоводстве.

Сколько это стоит? Бесплатно. Модуль поддержки приема бюллетеней может быть использован поселком, СНТ, ТСН или ДНТ, подключенным к системе е-поселок, без дополнительной платы. Дополнительные расходы могут быть связаны только с отправкой смс сообщений для использования ПЭП.