1. На главную
2. Инструкция
3. Часть 4. Начало работы в e-poselok
4. Первые шаги

Уважаемые администраторы, председатели поселков и садоводств.

Вы получили от нас письмо о завершении этапа запуска и настройки, успешных результатах тестового платежа по банковским картам. Система готова к началу эксплуатации.

С чего начать и что целесообразно сделать? Какие первые настройки следует выполнить? Изучите приложенную инструкцию и посмотрите видео-ролик.

Рекомендованное действие. Реквизиты и Пользовательское соглашение

Зайдите в раздел Настройки - Системные настройки. По всем разделам проверьте пожалуйста правильность указанных реквизитов Вашей организации. Вы можете самостоятельно внести исправления практически во все данные, кроме наименования организации и ИНН.

В этом же разделе проверьте и при необходимости отредактируйте текст пользовательского соглашения Вашего поселка с пользователями личных кабинетов и собственниками. По умолчанию там размещен типовой текст для садоводств, который может не соответствовать реалиям Вашего поселка. Данное соглашение автоматически выводится на экран пользователю при первом входе. Без одобрения и принятия данного соглашения пользователь не сможет продолжить работу в личном кабинете. В соглашение могут быть внесены положения об обработке данных пользователей, информация о правилах проживания в поселке и прочее.

Обратите внимание: не все согласия могут быть даны в электронном виде. Есть виды разрешений, которые требуют подписи на бумаге. Вы самостоятельно определяете как будет осуществляться получение согласий.

Обратите внимание: в разделе Настройки - Системные настройки - Ревизиты организации указываются email поселка и контактный телефон администрации, которые будут находиться в подписи к большинству сообщений, направляемых собственникам поселка. Также там указываются контактные данные именно администрации, которыми будет пользоваться только банк или сотрудники E-poselok при возникновении проблем. Эти данные не разглашаются жителям. По-умолчанию туда будут внесены контакты, которые администратор или председатель заполнил в анкете для E-poselok и банка. Проверьте внесенные данные.

Подробнее о разделе Системных настроек можно прочитать здесь.

Пожалуйста, обратите особое внимание на указание корректных адресных и контактных данных. Документы от банка и бухгалтерские документы мы направляем на почтовый адрес, который вы можете указать в системе самостоятельно. Это может быть личный почтовый адрес или адрес вашей организации - главное чтобы на него можно было отправить письмо Почтой РФ.

Также мы приглашаем Вас перейти на безбумажный электронный документооборот ЭДО с нашей организацией (ООО Би-Ти-Лайт). Если нужна помощь с этим вопросом, пожалуйста, напишите нам!

Рекомендованное действие.  Платежи и депозит для отправки сообщений

Зайдите в раздел меню E-poselok - Счета и акты. Левая кнопка приведет вас в интерфейс управления счетами на оплату лицензии за пользование системой E-poselok. Правая кнопка - в интерфейс пополнения счета за отправку сообщений.

Для отправки сообщений СМС/Whatsapp через систему E-poselok необходимо пополнить внутренний счет системы. Счет действует по принципу депозита: вы авансируете средства на счет, по мере отправки сообщений с Вашего счета списываются средства. 

На что еще могут расходоваться средства с этого счета?  E-poselok планирует запустить несколько дополнительных сервисов, которые помогут поселкам обновлять данные, получать выписки из ЕГРН. При формировании таких запросов средства могут списываться с данного счета "за информационные услуги".
Для пополнения счета сгенерируйте счет на любую удобную для вас сумму от 100 рублей. Оплата принимается по безналу от юридических лиц, зачисление обычно занимает от нескольких часов до 1 банковских суток.

Для новых поселков автоматически открывается небольшой кредитный лимит на отправку первых сообщений - от 20 до 100 руб. При возникновении экстренных ситуаций администрация поселка может написать в службу поддержки запрос-просьбу о быстром предоставлении кредитного лимита на отправку сообщений, чтобы не прерывать запланированную рассылку.

Рекомендованное действие. Сформируйте начисления и заведите в систему счетчики.

Если расчеты по счетчикам происходят через счет поселка, если вы собираете показания счетчиков и выставляете по ним начисления, следует ввести в систему счетчики и закрепить их за участками. Подробно это описано здесь. Обратите внимание: при заведении в систему действующих счетчиков целесообразно указывать в качестве стартовых значений последние оплаченные показания, а в качестве даты создания счетчика - дату последней оплаты.

О формировании начислений для СНТ можно прочитать здесь и посмотреть видео ролик.

Рекомендованное действие. Подключение администраторов

Вы можете дать права различным сотрудникам, членам правления, ревизионной комиссии и др. на просмотр и работу с системой. Права доступа настраиваются достаточно гибко - в системе предусмотрено более 15 типов прав доступа, конкретным сотрудникам можно выставить административные конкретные права. Кого-то наделить только правами работать с новостями и рассылками. Кому-то (возможно, бухгалтеру, кассиру) разрешить проводить платежи. Подробнее о настройке прав доступа.

Рекомендованное действие. Издайте приказ

Казалось бы - формальное действие. Но для СНТ и для КП с другими организационно-правовыми формами именно приказ является юридическим основанием введения дисциплины в поселке. Чтобы жители не "садились на шею", не "качали права" и не занимались деструктивной деятельностью, целесообразно раз и навсегда установить правила. Ввести использование е-поселка приказом. Обязать пользователей - товарищей и собственников участков и домовладений использовать е-поселок как расчетный центр. Согласно ст. 11 п.6.3 члены товарищества обязаны выполнять приказы Председателя в т.ч. об учетной политике, установив правила формирования начислений через систему, правила формирования извещений с необходимыми данными и вообще приведя отношения жителей и СНТ к стандарту, вы не только облегчите жизнь себе, но и добьетесь прозрачности, понимания и в конце концов уважения. В финансовой области для порядка необходима жесткая дисциплина и следовать ей должны и жители и администраторы.

Мы подготовили типовой проект приказа, он доступен в разделе меню системы Е-поселок - Методические рекомендации - Типовые приказы.

Рекомендованное действие. Создайте новость, загрузите документы и протоколы собраний поселка, опубликуйте контакты администрации.

Чтобы система не выглядела пустой, создайте первую новость, например, о запуске личных кабинетов для собственников. Для этого перейдите в раздел Коммуникация - Публикация новостей.

Мы также рекомендуем опубликовать первые документы в разделе Наш Поселок - Публикация документов. Здесь можно разместить обязательные протоколы общих собраний, заседаний правлений, технические регламенты, бланки доверенностей и другие документы. Для этого достаточно перейти в раздел Коммуникация - Публикация документов. Подробнее о публикации документов.

Заполните раздел Наш поселок - Контакты. Для этого перейдите в раздел Коммуникация - Публикация контактов. Вы можете опубликовать список членов правления и сотрудников Вашей организации, прикрепить фотографии, описать зоны ответственности и указать контакты для связи. Также здесь можно опубликовать информационные контакты - номера телефонов местных школ, больниц, пожарных служб и других полезных организаций.
Подробнее описано по ссылке.
 

Рекомендованное действие.  Рассылка приглашений пользователям.

Если регистрация собственников и пользователей системы в вашем поселке произведена централизованно и данные уже внесены в систему, можно сделать централизованную рассылку сообщений всем собственникам с приглашением использовать личные кабинеты для расчетов с поселком.

Разослать приглашение пользователям для входа в личный кабинет путем рассылки приглашения по номерам телефонов или email.

1. Перейдите в меню в раздел Коммуникация - Рассылки
2. в Шаге 1 выберите способ рассылки - смс(платно) или e-mail (бесплатно)
3. в Шаге 2 в списке 1 выберите получателей - Все подключенные пользователи.
4. в Шаге 3 напишите рассылаемый текст - версию для мессенджера (можно более длинный текст), и версию для смс.

Стандартный текст,  вариант для whatsapp
СНТ ОБЛАКО подключилось к системе личных кабинетов для собственников E-poselok. Теперь все начисления производятся в он-лайн личных кабинетах собственников. Вы можете отслеживать начисления, совершать оплату картами онлайн или распечатывать квитанции для традиционной оплаты и всегда быть в курсе своего платежного баланса. Система автоматически рассылает информацию о начислениях, напоминает о сроках оплаты и событиях в поселке.  Вход в личный кабинет:   https://lk-ВАШ_АДРЕС.e-poselok.ru  Логин - ваш номер телефона - 10 цифр.  Пароль - для получения пароля по смс или сообщением Whatsapp перейдите на страницу входа и нажмите Забыли пароль. Теперь своевременно оплачивать взносы и не накапливать долги стало удобнее, добро пожаловать в XXI век! Ваш председатель

Стандартный текст, вариант СМС
В СНТ ОБЛАКО подключены личные кабинеты жителей: https://lk-ВАШ_АДРЕС.e-poselok.ru Теперь все начисления, квитанции, показания, учет и оплата online. Председатель

Подробнее о рассылке сообщений с пошаговой инструкцией можно ознакомиться здесь.

Рекомендованное действие. Настройка автоматических уведомлений

Зайдите в раздел меню Настройки - Уведомления. Установите, с какой частотой, когда и каким способом система будет автоматически уведомлять и напоминать жителям о новых сформированных начислениях и завершении срока оплаты начислений. Можно выбрать email и (или) смс/whatsapp рассылку информации.

Рекомендованные значения:
• email рассылка  - через 2-5 дней после формирования начислений  и за 3-7 дней до окончания срока оплаты
• sms - через 4-5 дней после формирования начисления и за 2-4 дня до окончания срока оплаты
• уведомления о  просроченных начислениях - в районе 14 или 21 числа.
Подробнее с пошаговой инструкцией можно ознакомиться здесь.